Teknologi Informasi dan Komunikasi

PENGOLAHAN DATABASE



A. Membuat berkas/dokumen dalam Database



Dokumen atau berkas yang berisi data-data yang disusun berdasarkan baris dan kolom dalam suatu range merupakan suatu database dalam lembar kerja Microsoft Excel. Contohnya, data-data siswa suatu sekolah yang terdiri atas nama, alamat, tanggal lahir, kota, dan sebagainya merupakan suatu database siswa dari sekolah yang bersangkutan.



Database ini mempunyai lima buah nama field (kolom) sebagai baris judulnya, yaitu NIS, NAMA, SISWA, KELAS, ALAMAT, dan KOTA. Data-data lengkap siswa ditempatkan pada setiap baris dibawah judul field. Setiap satu baris data disebut satu record jadi database terdiri dari 20 record data.



Untuk membuat database dapat dilakukan dengan prosedur berikut:



a) Ketiklah data siswa dengan lima buah nama field seperti diatas yaitu NIS, NAMA SISWA, KELAS, ALAMAT, dan KOTA. Kemudian sorotlah range yang mencakup nama seluruh nama field tadi sebagai baris judul.

b) Klik menu Data>Form. Kotak dialog tersebut akan menginfirmasikan kepada kita bahwa satu baris paling atas dari range yang kita sorot akan digunakan sebagai baris judul.

c) Kliklah OK.

d) Ketiklah data siswayang kita inginkan pada kotak isian tersebut, jika ingin menambah data siswa lainnya, kliklah tombol perintah New. Namun, jika kita ingin mengakhiri formulir pegisian data tersebut, kliklah Close.



B. Mengurutkan data table secara ascending atau descending.



Kita dapat mengurutkan data dalam suatu database baik secara ascending (urut naik) ataupun descending (urut turun). Prosedur yang perlu kita ikuti untuk mengurutkan data tersebut adalah sebagai berikut.



a) Sorotlah range database yang ingin kita urutkan. Range yang disorot itu mencangkup seluruh nama field beserta data-data yang ada dibawahnya.

b) Kliklah menu Data>Sort.

c) Pada bagian My list has, kliklah tombol Header row jika kita menyorot range yang mencakup baris judulnya, dan No header row jika kita tidak menyertakan baris judul pada range data yang disorot.

d) Pada bagian Sort by, kliklah kunci pengurutan yang kita inginkan, missal kita ingin mengurutkan data siswa berdasarkan NIS (Nomor Induk Siswa), maka kliklah NIS pada daftar Pilihan Sort by. Kemudian lanjutkan pada pengurutan ke dua dengan mengeklik tombol daftar pilihan Then by. Pilihlah tanda Ascending jika kita ingin mengurutkan data dari angka yang terkecil ke angka yang terbesar (dari huruf A ke Z), atau Descending jika kita ingin mengurutkan data dari yang besar ke yang kecil.

e) Kliklah OK jika telah selesai.



Selain dengan cara diatas, kita juga dapat mengurutkan data dengan menggunakan tombol toolbar Sort Ascending atau Sort Descending. Namun yang bisa diurutkan dengan menggunakan fasilitan toolbar ini hanya pada kolom terkiri dari range data.



C. Membuat Database Sederhana dengan Fasilitas Filter.



Kita dapat menyiapkan database dengan menggunakan fasilitas filter atau penyaringan. Pembuatan database dengan menggunakan filter ini ditujukan untuk melakukan pencairan informasi dari suatu database yang kita buat. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas AutoFilter. Untuk menyiapkan database tersebut, ikutilah prosedur berikut.



a) Bukalah kembali File. Sorotlah seluruh nama field (judul kolom) yang terdapat pada baris judul database.

b) Kliklah menu Data> Filter> AutoFilter. Melalui perintah ini maka fasilitas AutuFilter secara otomatis akan aktif, dan tombol daftar pilihan (drop-down) akan muncul di setiap judul kolom (nama field) pada baris judul dari database.

c) Untuk menyaring database setelah AutoFilter di atas, cukup dilakukan dengan cara mengeklik tombol (tanda panah ke bawah) daftar pilihan pada judul kolom (nama field) yang kita inginkan. Kemudian klik kriteria penyaringan yang kita pilih.

d) Kita juga dapat menampilkan data siswa dengan menggunakan dua atau lebih kriteria.



Selain itu, kita juga dapat menyaring database dengan menggunakan kriteria khusus yang bisa kita tentukan sendiri. Caranya dengan menggunakan Custom AutoFilter, prosedurnya adalah sebagai berikut.



a) Jika kita ingin menampilkan seluruh data siswa, maka pilih dan kliklah Custom pada tombol daftar. Kotak dialog Custom AutoFilter akan tampil.

b) Pada bagian Show rows pilih dan kliklah “is greather than” klik OK.

c) Untuk menampilkan kembali seluruh data dalam database tadi dapat dilakukan dengan mengeklik (All) pada tombol daftar pilihan yang sudah kita gunakan. Selain itu dapat juga menggunakan menu Data>Filter>Show All.

d) Untuk mengakhiri penggunaan fasilitas penyaringan database, pilih dan klik menu Data>Filter>AutoFilter.



D. Pengolahan Data Numerik dan Alphanumerik dalam Suatu Penyajian informasi.



Dalam program pengolah kata seperti Microsoft Excel, kita dapat mengolah data-data

Numeric maupun alphanumerik menjadi suatu sajian informasi data yang diperlukan orang lain. Sajian informasi tersebut dapat berupa pengumuman, daftar harga barang di suatu supermarket, laporan keuangan suatu perusahaan, dan sebagainya.
Kita dapat membuat pengumuman biaya kursus dari suatu lembaga kursus berikut ini. Prosedur pembuatanya hamper sama dengan pembuatan data-data dalam pengolah angka yang sudah kita pelajari sebelumnya.