MEMULAI KERJA DENGAN EXCEL

MEMULAI KERJA DENGAN EXCEL

1 Membuat Buku Kerja Baru

Secara otomatis, Exel akan membuka sebuah buku kerja (workbook) baru dan buku baru tersbeut terdiri dari beberapa buah (workbook).

Buku kerja dapat dibuat dengan cara menjalankan perintah New. Langkah-langkah untuk menjalankan perintah New adalah sebagai berikut :

1. Dari meni File, klik New. Task pane New Workbook akan ditampilkan dibagian kanan jendela Excel.

2. Klik Blank Workbook. Sebuah buku kerja baru yang terdiri dari beberapa lembaran kerja akan ditambahkan di jendela Exel.

Selain dengan menggunakan perintah New di menu File, dapat juga dibuat dengan mengklik tombol New di toolbar Standard.

2 Memasukkan Data di Sel Lembaran Kerja

Memasukkan data di sel lembaran kerja dilakukan dengan mengaktifkan sel di lembaran kerja yang bersangkutan, mengetik data yang akan dimasukkan diakhiri dengan menekan tombol Tab.

Memasukkan data berupa angka dilakukan dengan mengetik angka dari bilangan tersebut. Sehari-hari kita melihat bahwa angka-angka ditulis dengan memberikan tanda titik sebagai pemisah ribuan, jutaan, dan seterusnya.

Namun, dalam memasukkan data angka di lembaran kerja Exel, kita tidak diperkenankan memasukkan angka dengan memberikan tanda titik sebagai pemisah ribuan.

Untuk mendapatkan tampilan angka dengan tanda pemisah ribuan, kita dapat memfotmat data yang sudah dimasukkan.

Bila angka yang kita masukkan mempunyai angka di belakang koma, kita dapat mengaturnya sehingga Exel akan menambahkan tanda koma secara otomatis. Misalkan saja, kita harus memasukkan data 2,135, maka kita cukup mengetik 2135.

Demikian juga sebaliknya, bila angka-angka mempunyai angka nol di bagian belakang, kita dapat mengaturnya, sehingga Excel akan menambahkan angka nol sejumlah tertentu secara otomatis. Misalkan saja, angka 21000000, kita cukup mengetik angka 21 Exel akan menambahkan 6 angka nol di belakang angka 21 secara otomatis.

Langkah-langkah untuk mengatur kedua hal tersbeut adalah sebagai berikut :

1. Dari menu Tools, klik Options. Kotak dialog Options akam ditampilkan

2. Klik tab Edit.

3. Berilah tanda cek pada kotak cek Fixed decimal

4. Lakukanlah salah satu berikut ini :

· Bila kita ingin menambah angka nol sebanyak n buah di belakang angka yang kita ketik, masukkanlah angka negatif n (-n). Misalnya, -6 untuk menambahkan 6 angka nol di belakang data yang dimasukkan. Angka 21 yang kita ketik akan diubah menjadi 21000000.

· Bila kita ingin menggeser angka desimal ke kiri sebanyak n buah angka, ketiklah angka n. Misalnya, 3 untuk menggeser 3 angka ke kiri tanda koma dari data yang dimasukkan. Angka 2135 yang kita masukkan akan diubah menjadi 2,135.

5. Klik tombol OK

Memasukkan Data Berupa Teks, Waktu dan Tanggal

Memasukkan data berupa tanggal dilakukan dengan menggunakan tanda garis miring (/) atau garis pemisah (-) untuk memisahkan tanggal, bulan dan tahun. Misalnya, 21/7/1981 atau 21-Jul-1981. Bila tidak sesuai dengan yang kita inginkan, format data tersebut dapat diatur.

Memasukkan Data yang Berurutan

Untuk memasukkan data yang berurut adalah sebagai berikut :

1. Pilih sel tempat data pertama akan dimasukkan

2. Ketik data pertama, kemudian pindah ke sel berikutnya

3. Ketik data kedua yang sesuai dengan urutan data dengan ketentuan seperti di bawah ini.

· Bila urutan data yang akan dimasukkan adalah 1, 2, 3, 4 dan seterusnya, ketiklah 1 dan 2 di dua sel pertama.

· Bila urutan data yang akan dimasukkan adalah 2, 4, 6, 8 dan seterusnya, ketik 2 dan 4 di dua sel pertama.

· Bila urutan data yang akan dimasukkan adalah 5, 8, 11, 14 dan seterusnya, ketiklah angka 5 dan 8 di dua sel pertama.

4. Blok kedua sel yang sudah diisi data tersebut.

5. Letakkan pointer di sudut kanan bawah sel kedua sampai tanda tambah (+) muncul di pointer.

6. Drag ke kanan atau ke bawah untuk urutan data yang semakib besar. Atau, drag ke kiri atau ke atas untuk urutan data yang semakin kecil.

7. Bila data terakhir sudah dimasukkan, lepaskan mouse.

Memasukkan Data Sekaligus

Masukkan data yang sama pada beberapa sel sekaligus adalah sebagai berikut:

1. Pilihlah sel-sel tempat data akan dimasukkan. Tekanlah tombol Ctr sambil memilih sel dengan mouse jika sel-sel yang dipilih tidak saling berdekatan.

2. Ketiklah data yang akan dimasukkan pada salah satu sel yang sudah dipilih.

3. Tekanlah Ctrl + Enter. Data yang dimasukkan akan mengisi semua sel yang sudah dipilih sekaligus.

3 Mengatur Perpindahan Sel Setelah Menekan Enter

Langkah-langkah untuk melakukannya adalah sebagai berikut :

1. Dari menu Tools, klik Options. Kotak dialog Options akan ditampilkan

2. Klik tab Edit

3. Pada bagian Settings, berilh tanda cek di Move selection after Enter

4. Di kotak pilihan Direction, pilihlah arah perpindahan sel aktif yang kita inginkan.

5. Klik tombol OK.

4 Menyimpan Buku Kerja Baru

Langkah-langkah yang perlu kita lakukan untuk menyimpan sebuah buku kerja adalah sebagai berikut :

1. Dari menu File, klik perintah Save. Kotak dialog Save As akan ditampilkan. Perintah Save juga dapat dijalankan dengan menekan tombol Save juga dapat dijalankan dengan menekan tombol Save di toolbar atau dengan menekan tombol Ctrl + S di Keybord.

2. Pada kotak pilihan Save in, pilihlah folder tempat menyimpan file buku kerja yang akan disimpan. Bila kita tidak menentukan tempat penyimpanan, file tersebut akan disimpan secara default di folder My Documents.

3. Pada kotak File name, hapuslah teks Book 1 dan ganti dengan nama File yang diinginkan. Misalnya, Data Praktikum Fisika.

4. Klik tombol Save. Kotak dialog Save As akan ditutup dan buku kerja kita akan disimpan dengan nama file Data Praktikum Fisika.xls.

5 Menyimpan Buku Kerja yang Sudah Pernah Disimpan

Untuk menyimpan buku kerja yang sudah pernah disimpan, kita dapat melakukannya dengan tiga cara : (1) mengeklik perintah Save yang terdapat di menu File (2) mengklik tombol Save di toolbar, atau (3) menekan tombol Ctrl + S di keybord. Ketiga cara ini akan memberikan hasil yang sama.

6 Menyimpan Buku Kerja dengan Nama File Baru

Langkah-langkah untuk menyimpan file buku kerja dengan nama yang berbeda adalah sebagai berikut :

1. Dari menu File, klik perintah Save As. Kotak dialog Save As akan ditampilkan.

2. Pada kotak pilihan Save in, pilihlah folder tempat menyimpan file buku kerja yang baru. Bila kita tidak menentukan folder penyimpanan, file tersebut akan disimpan di folder yang sama dengan tempat penyimpanan file yang lama.

3. Pada kotak File name, hapuslah nama file lama dan ketiklah nama file yang baru. Misalnya, Data Pengamatan Lapangan.

4. Klik tombol Save. Kotak dialog Save As akan ditutup dan buku kerja tersebut akan disimpan dengan nama file yang baru, yaitu Data Pengamatan Lapangan.xls.

7 Mengatur Penyimpanan Otomatis (Save AutoRecover)

Langkah-langkah untuk mengaktifkan Save AutoRecover adalah sebagai berikut :

1. Dari menu Tools, klik Options. Kotak dialog Options akan ditampilkan

2. Klik tab Save

3. Pada bagian Settings, berilah tanda cek di Save AUtoRecover info every.

4. Masukkan waktu yang diinginkan, misalnya 5 menit.
5. Klik tombol OK.