Teknologi Informasi dan Komunikasi

Mengurutkan Data di Microsoft Excel

Mengurutkan data artinya mengatur data-data secara berurutan mulai dari data dengan nilai terkecil sampai data dengan nilai terbesar, atau sebaliknya. Mengurutkan data dilakukan apabila kita ingin melihat data yang berurutan dari nilai terbesar ke terkecil atau sebaliknya, dari nilai terkecil ke terbesar. Kita akan lebih mudah melihat nilai terbesar dan terkecil dari data yang ada apabila data tersebut telah diurutkan.

* Mengurutkan data di Excel dilakukan dengan menjalankan perintah Sort. Ada dua jenis pengurutan yang dapat dipilih sesuai dengan yang kita inginkan.

1. Urutan naik (Ascending)

Pilihan Ascending akan menghasilakn data yang berurutan dari nilai yang terkecil sampai nilai terbesar. Bila data yang diurutkan berbentuk teks, data akan diurutkan dari abjad A sampai Z,

2. Urutan turun (Descending)

Pilihan descending akan menghasilkan data yang berurutan dari nilai terbesar sampai nilai terkecil. Bila data yang diurutkan berbentuk teks, data akan diurutkan dari abjad Z sampai A.

A.Mengurutkan Data dengan Satu Kolom Acuan

Mengurutkan data dengan satu kolom acuan dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini.

1. Pilihlah semua sel yang memuat data-data yang ingin diurutkan.

2. Dari menu Data, klik perintah Sort. Kotak dialog Sort akan ditampilkan.

3. Pada kotak pilihan Sort by, pilihlah kolom yang menjadi acuan pengurutan.

4. Pilihlah Ascending bila pengurutan dilakukan dari data yang terkecil ke data yang terbesar dan pilihlah Descending bila urutan dilakukan dari data yang terbesar ke data yang terkecil.

5. Pada bagian pilihan My data range has, pilihlah Header row jika judul kolom pada langkah 1 ikut dipilih dan pilihlah No header row jika langkah 1 judul kolom tidak ikut dipilih.

6. Klik tombol OK.


B. Mengurutkan Data Berdasarkan Dua atau Tiga Kolom

Mengurutkan data berdasarkan dua atau tiga kolom acuan berarti pengurutan data dilakukan dengan mengurutkan data pada kolom acuan pertama, kemudian apabila pada kolom pertama terdapat besar data yang sama maka pengurutan dilanjutkan dengan mengacu pada kolom kedua, demikian seterusnya.

* Mengurutkan data dengan acuan beberapa kolom dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini.

1. Pilih sel-sel yang memuat data yang akan diurutkan.

2. Dari menu Data, klik perintah Sort. Kotak dialog Sort akan ditampilkan.

3. Pada pilihan Sort by, pilih kolom acuan pertama, kemudian pilih tipe pengurutan (Ascending atau Descending).

4. Pada pilihan Then by, pilih kolom acuan kedua, kemudian pilih tipe pengurutan.

5. Pada pilihan Then by berikutnya, pilih kolom acuan ketiga, kemudian pilih tipe pengurutan.

6. Pada bagian My list has, pilihlah Header row jika sel yang memuat judul kolom ikut dipilih dan sebaliknya, pilihlah No header row jika sel yang memuat judul kolom tidak ikut dipilih.

7. klik tombol OK.



C. Mengurutkan Data Berdasarkan Bulan atau Hari

Bila data yang akan diurutkan berdasarkan kolom yang terdiri dari nama bulan atau hari, pengurutan harus dilakukan berdasarkan bulan atau hari. Pengurutan data berdasarkan bulan atau dapat dilakukan denagn langkah-langkah berikut ini.

1. Pilihlah sel yang memuat data yang akan diurutkan.

2. Dari menu Data, klik perintah Sort. Kotak dialog Sort akan ditampilkan.

3. Pilihlah kolom yang memuat nama Bulan yang menjadi acuan pada kotak pilihan Sort by dan tipe pengurutan Ascending.

4. Klik tombol Options. Kotak dialog Sort Options akan ditampilkan.

5. Pilihlah Januari, Februari, Maret, …, dst, pada kotak pilihan First key sort order.

6. Klik tombol OK. Kotak Sort Options akan ditutup.

7. Klik tombol OK.

2. Menyaring Data

* Menyaring data adalah sebagai berikut:

v Menyaring data untuk menampilkan data terbesar atau terkecil dalam jumlah tertentu

v Menyaring data dengan nilai tertentu

v Menyaring data di antara dua nilai tertentu

v Menyaring data yang lebih besar atau lebih kecil dari nilai tertentu

v Menyaring data yang berbentuk teks


A. Meyaring Data Terbesar atau Terkecil

Menyaring data terbesar atau terkecil berarti menampikan data terbesar atau terkecil dari kumpulan data yang ada. Dalam melakukan penyaringan data terbesar atau terkecil, yang perlu kita lakukan adalah menentukan berapa banyak data terbesar atau terkecil yang akan ditampilkan. Berikut adalah langkah-langkah untuk menampilkan data terbesar atau terkecil.

1. Pilihlah data yang akan disaring.

2. Dari menu Data, pilihlah Filter. Klik perintah AutoFilter. Pada setiap kolom data akan tampak tanda panah ke bawah.

3. Klik tanda panah pada kolom Jumlah, klik Top 10. Kotak Top 10 AutoFiletr akan ditampilkan.

4. Pada kotak pilihan Show, pilihlah Top untuk menampilkan data terbesar atau pilihlah Bottom untuk menampikan data terkecil.

5. Masukkan jumlah data terbesar atau terkecil yang ingin ditampilkan (misalnya, 300 data).

6. Klik tombol OK. Data yang akan disaring berdasarkan pilihan yang sudah dibuat.


B. Menyaring Data dengan Besar Tertentu

Langkah-langkah untuk menyaring data dengan nilai tertentu adalah sebagai berikut.

1. Pilihlah sel yang memuat data yang akan disaring.

2. Dari menu Data, pilihlah Filter, kemudian klik AutoFilter.

3. Klik tanda panah pada kolom yang dijadikan dasar penyaringan.

4. Pilihlah data yang sesuai dengan nilai yang dicari. Semua data dengan nilai yang dipilih akan ditampilkan.



C. Menyaring Data Lebih Besar atau Lebih Kecil dari Nilai Tertentu

Misalnya kita ingin menampilkan semua nilai ujian saringan masuk yang jumlahnya di atas 21. Langkah-langkah untuk melakukannya adalah sebagai berikut.

1. Pilihlah sel yang memuat data yang akan disaring.

2. Dari menu Data, pilih Filter, kemudian klik AutoFilter.

3. Klik tanda panah pada kolom yang dijadikan dasar penyaringan, klik Custom. Kotak dialog Custom AutoFilter akan ditampilkan.

4. Pada kotak daftar pilihan yang pertama, klik tanda panah ke bawah dan pilih is greater than.

5. Pada kotak di sampingnya ketik nilai data yang akan menjadi batas penyaringan.

6. Klik tombol OK.

Pilihan penyaringan tersebut akan menampilkan semua data dengan nilai lebih besar dari 21. Apabila kita ingin ingin menampilkan data yang bernilai lebih besar atau sam dengan 21, pilihan yang harus dibuat adalah is greater than or equal to. Sebaliknya, apabila kita ingin menyaring data dengan nilai yang lebih kecil dari nilai tertentu, pilihan yang harus dibuat adalah is less than. Apabila kita ingin menyaring data dengan nilai lebih kecil atau sama dengan nilai tertentu, pilihan yang harus dibuat adalah is less than or equal to.


D. Menyaring Data di antara Dua Angka Tertentu

Jika kita ingin menampilkan data jumlah nilai ujian saringan masuk dengan nilai yang lebih besar dari 20 dan lebih kecil atau sama dengan 25. Langkah-langkah untuk melakukannya adalah sebagai berikut.

1. Pilihlah sel yang memuat data yang akan disaring.

2. Dari menu Data, pilihlah Filter, kemudian klik AutoFilter.

3. Klik tanda panah pada kolom yang dijadikan dasar penyaringan, pilih Custom. Kotak dialog Custom AutoFilter akan ditampilkan.

4. Pada kotak pilihan, pilihlah is greater than dan kemudian masukkan batas bawah nilai penyaringan (pada kasus ini 20).

5. Pada pilihan And dan Or, pilihlah And.

6. Pada kotak pilihan kedua, pilihlah is less than or equal to, dan kemudian masukkan batas atas nilai penyaringan (pada kasus ini 25).

7. Klik tombol OK.


E. Menyaring Data Teks

Jika kita ingin menampilkan nama-nama calon siswa yang dimulai dengan huruf H atau K. Kita dapat melakukan penyaringan dengan menggunakan karakter tersebut sebagai batasan penyaringan.

* Ada beberapa pilihan batasan penyaringan yang dapat digunakan untuk melakukan penyaringan data yang berbentuk teks, antara lain.

· begins with: menampilkan data yang dimulai dengan karakter yang sama dengan karakter yang ditemukan.

· does not begin with: menampilkan dat yang dimulai dengan karakter yang tidak sama dengan karakter yang ditentukan.

· ends with: menampilkan data yang mempunyai karakter terakhir yang sama dengan karakter yang ditentukan.

· contains: menampilkan data yang mempunyai karakter yang sama dengan karakter yang ditentukan.

Langkah-langkah untuk menyaring data berbentuk teks adalah sebagai berikut.

1. Pilihlah sel yang memuat data yang akan disaring.

2. Dari menu Data, pilihlah Filter, kemudian klik AutoFilter.

3. Klik tanda panah di kolom yang menjadi dasar penyaringan, pilihlah Custom.

4. Pada kotak pilihan pertama, pilihlah begins with, masukkan karakter yang menjadi batasan penyaringan (karakter H).

5. Pada pilihan And dan Or, pilihlah Or.

6. Pada kotak pilihan kedua, pilihlah begins with, masukkan karakter yang menjadi batasan penyaringan (karakter R).

7. Klik tombol OK.

Penyaringan di atas akan menampilkan semua data yang dimulai dengan huruf H atau R.